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Auditorías de Procesos por Capas (LPA). La clave para alcanzar la excelencia

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DEFINICIÓN

La Auditoría de Procesos por Capas o LPA (Layered Process Audit) es una metodología de auditoría interna, sistemática y proactiva, que involucra a múltiples niveles de una organización.

La LPA es una de las herramientas más efectivas para alcanzar niveles de excelencia en la empresa. Se basa en verificar consistentemente el cumplimiento de los estándares para detectar desviaciones antes de que se conviertan en defectos, más costosos de resolver.

EN QUÉ CONSISTEN

A diferencia de las auditorías de procesos tradicionales, que a menudo son realizadas solo por personal de calidad, la característica definitoria de una LPA es su participación multinivel o «por capas».

Se trata de un sistema estructurado donde empleados de distintos niveles jerárquicos —desde operarios de primera línea hasta directivos— llevan a cabo auditorías cortas y frecuentes sobre procesos críticos. El foco no está en el producto final, sino en cómo se fabrica el producto y si se siguen los estándares definidos.

Las «Capas» de la Auditoría

El concepto «por capas» se refiere a los diferentes grupos de auditores dentro de la organización, cada uno con una frecuencia y alcance de auditoría específicos:

  • Capa 1: Empleados de Primera Línea/Coordinadores(Alta Frecuencia): Realizan auditorías diarias o por turno, centradas en la estandarización del trabajo en sus áreas.
  • Capa 2: Mandos Intermedios/Encargados (Frecuencia Media): Realizan auditorías semanales o mensuales, enfocándose en áreas más amplias, la resolución de problemas y la asignación de recursos.
  • Capa 3: Directivos/Gerencia (Baja Frecuencia): Llevan a cabo auditorías mensuales o trimestrales, evaluando la cultura de calidad y la coherencia del sistema.

Este enfoque asegura que el proceso crítico sea revisado por diferentes ojos con distintas perspectivas, garantizando la transparencia y la rendición de cuentas.

Planning de auditorías

BENEFICIOS DE SU UTILIZACIÓN

La implementación de un sistema LPA bien diseñado genera un impacto significativo que va más allá de la simple detección de fallos, ya que:

  1. Mejora de la Calidad Proactiva y Prevención de Defectos. Al auditar los pasos clave del proceso de forma frecuente, las LPA detectan y corrigen pequeñas desviaciones en tiempo real, mucho antes de que se produzca un producto defectuoso. Esto se traduce en una reducción drástica de productos no conforme, reprocesos y mermas.
  2. Fomento de la Cultura de Calidad. La participación de los mandos intermedios y los directivos envía un mensaje claro de que la calidad es una prioridad. Esto eleva la disciplina operativa y convierte la calidad en una responsabilidad compartida por toda la organización.
  3. Estandarización y Disciplina Operativa: Las LPA se centran en verificar la correcta ejecución de los estándares. Esta verificación constante refuerza la adhesión a los procedimientos de trabajo definidos, eliminando la variabilidad no deseada del proceso.
  4. Mejora Continua: Al forzar a los líderes a «ir al Gemba», las LPA generan datos valiosos sobre las áreas débiles. Estos hallazgos son la base para proyectos de mejora continua, optimizando la eficiencia y la productividad.
  5. Aumento de la Comunicación y Alineación: El sistema por capas requiere una interacción constante entre la dirección y el personal de línea. Esta comunicación mejora la comprensión de los problemas operativos y acelera la implementación de acciones correctivas.

PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN

La transición a un sistema LPA requiere una planificación estructurada para garantizar su sostenibilidad. Podemos resumir los pasos a dar en:

  1. Definir Procesos Críticos. Identificar los procesos o pasos de producción que tienen el mayor impacto en la calidad, la seguridad o el cumplimiento normativo.
  2. Crear Listas de Verificación (Checklists). Desarrollar listas de verificación concisas y específicas para cada proceso crítico. Las preguntas deben ser sencillas y orientadas a la observación del comportamiento y el proceso, no solo del resultado final.
  3. Asignar Auditores y Frecuencias. Definir claramente quién (qué capa) auditará qué proceso y con qué frecuencia (diaria, semanal, mensual, etc.).
  4. Capacitación del Equipo. Proporcionar formación a todos los participantes sobre cómo auditar y sobre la importancia de las LPA.
  5. Realizar las Auditorías y Documentar Desviaciones. Llevar a cabo las auditorías según el cronograma. La clave es el seguimiento: cualquier no conformidad detectada debe generar una acción correctiva inmediata, con un responsable y una fecha de cierre definidos.
  6. Análisis y Revisión de la Dirección. Revisar periódicamente los resultados (índices de cumplimiento, no conformidades comunes, etc) para identificar tendencias y utilizar esta información para impulsar la mejora continua.

DIGITALIZACIÓN DE LPA mediante KAISOFT

Tradicionalmente, las LPA se gestionaban con papel y hojas de cálculo, un proceso que podía ser lento, propenso a errores y complejo para el seguimiento en tiempo real. Hoy en día, el uso de software especializado, como KAISOFT, simplifica y optimiza significativamente todo el proceso de gestión de LPA:

  • Auditorías In Situ sin Papel: Los auditores pueden realizar las verificaciones directamente desde dispositivos móviles (tabletas o smartphones), lo que permite registrar los resultados y evidencias fotográficas al instante.
  • Generación de acciones: KaiSoft permite la creación automática de acciones correctivas para resolver las incidencias detectadas en las auditorías.
  • Gestión Centralizada de Desviaciones: El software centraliza todas las no conformidades detectadas y acciones generadas para que puedan ser resueltas por el responsable designado.
  • Visualización y Análisis en Tiempo Real: La aplicación también facilita informes y gráficos que muestran métricas clave en tiempo real, facilitando una toma de decisiones rápida y basada en datos.

CONCLUSIÓN

La Auditoría de Procesos por Capas (LPA) es más que un simple sistema de inspección; es una estrategia de gestión de calidad que institucionaliza la disciplina y la responsabilidad compartida.

 Al convertir la verificación de estándares en una rutina frecuente y visible en todos los niveles, y al apoyarse en herramientas digitales como KaiSoft para simplificar su gestión, las organizaciones pueden protegerse de fallos catastróficos, asegurar la consistencia operativa y, lo que es más importante, construir una verdadera cultura de excelencia y mejora continua.

TQM. Hablemos de Calidad

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El TQM (Total Quality Management) o Gestión de la Calidad Total es una filosofía de gestión que busca mejorar continuamente la calidad de los productos y servicios de una organización, involucrando a todos los miembros de la empresa en este objetivo. No es una solución temporal, sino un enfoque estratégico y sistemático que impregna toda la cultura organizacional.

Claves del TQM

Los principios que rigen la filosofía TPM se resumen a continuación:

  • Enfoque al Cliente: El TQM coloca al cliente en el centro de todas las operaciones. Al entender y satisfacer las necesidades y expectativas del cliente, se logra una mayor satisfacción, lealtad y, en consecuencia, un aumento de ventas y cuota de mercado.
  • Calidad en el Origen: Este es un pilar fundamental del TQM. Implica que la calidad debe ser incorporada en cada etapa del proceso, desde el diseño y la adquisición de materiales hasta la producción y la entrega final. La idea es «hacerlo bien a la primera» y evitar que los defectos se propaguen. Detectar y corregir errores al final del proceso es mucho más costoso y lleva más tiempo. La calidad en el origen minimiza retrabajos, desperdicios y reduce los costes asociados a la mala calidad.
  • Proveedor-Cliente Interno: Dentro de una organización, cada departamento o individuo que recibe el resultado del trabajo de otro departamento o individuo actúa como un «cliente interno». De la misma manera, el que entrega ese trabajo es el «proveedor interno». El TQM fomenta que cada proveedor interno se esfuerce por entregar un trabajo de alta calidad a su cliente interno. De esta forma, se crea una cadena de calidad en toda la organización, donde cada eslabón se asegura de que su salida cumpla con los requisitos del siguiente eslabón, contribuyendo así a la calidad final del producto o servicio.
  • Mejora Continua (Kaizen): El TQM promueve una cultura de mejora constante. Las organizaciones están siempre evaluando sus procesos, identificando áreas de oportunidad e implementando cambios para alcanzar niveles de calidad cada vez más altos. La consecuencia es una mayor eficiencia, reducción de desperdicios y optimización de proceso.
  • Involucración del Personal: Todos los empleados, desde la Dirección hasta el personal de base, participan activamente en la búsqueda de la calidad. Se fomenta un sentido de propiedad y responsabilidad que se traduce en una mejor actitud y mayor productividad.
  • Enfoque Basado en Datos: Las decisiones en TQM se toman con base en datos y análisis. Esto implica la recopilación y el análisis continuo de información relevante para comprender mejor los procesos, identificar problemas y tomar decisiones precisas y fundamentadas.
  • Sistema Integrado: El TQM busca que todos los departamentos y funciones de la organización trabajen de manera cohesionada y colaborativa hacia los objetivos de calidad. Se eliminan los «silos» departamentales y se fomenta el trabajo en equipo interfuncional.

TQM y el Software Kaisoft

La implementación del TQM puede ser compleja debido a la gran cantidad de datos, procesos y personas involucradas. Aquí es donde un software como Kaisoft juega un papel crucial, al simplificar su gestión.

A continuación, se detalla cómo Kaisoft ayuda en la gestión del TQM:

  • Control de Incidencias y No Conformidades: Kaisoft permite registrar, priorizar y resolver incidencias y no conformidades en tiempo real. Se trata de algo crucial para identificar problemas de calidad, evitar su repetición y mejorar el control sobre los procesos.
  • Gestión de Planes de Acción: El software automatiza el seguimiento de todo tipo de planes de acción, asignando tareas a personas específicas, estableciendo plazos y notificando el progreso. Así, se asegura que las acciones no se queden en el olvido y se ejecuten de manera eficiente.
  • Centralización de Sugerencias de Mejora: Kaisoft permite registrar y centralizar todas las iniciativas de mejora generadas en la organización (mejoras de ergonomía, reducción de riesgos laborales, reducción de costes, etc.). De esta forma se evita desperdiciar el talento de cualquier persona de la empresa.
  • Fomento de la Colaboración: Kaisoft facilita la colaboración entre equipos y departamentos. Permite que el personal aporte ideas y sugerencias de mejora fomentando la participación y la implicación de todos en la calidad.
  • Gestión de Auditorías y Checklists: Para el control y la evaluación de procesos, Kaisoft permite diseñar y gestionar auditorías y checklists personalizados de forma rápida y eficaz, asegurando un seguimiento detallado de cada inspección y el cumplimiento de estándares.
  • Monitorización en Tiempo Real y Toma de Decisiones Basada en Datos: Kaisoft proporciona informes detallados e indicadores clave de rendimiento (KPIs) en tiempo real, lo que permite a la gerencia y a los equipos conocer en todo momento el avance de la mejora continua. Esta información es fundamental para tomar decisiones basadas en hechos y datos, uno de los principios clave del TQM.

En resumen, la implementación del TQM es fundamental para la sostenibilidad y el éxito a largo plazo de cualquier organización.

Kaisoft, al digitalizar y automatizar los procesos de mejora continua, facilita enormemente la gestión del TQM, convirtiéndolo en un pilar estratégico práctico y rentable para la empresa.