El TQM (Total Quality Management) o Gestión de la Calidad Total es una filosofía de gestión que busca mejorar continuamente la calidad de los productos y servicios de una organización, involucrando a todos los miembros de la empresa en este objetivo. No es una solución temporal, sino un enfoque estratégico y sistemático que impregna toda la cultura organizacional.

Claves del TQM

Los principios que rigen la filosofía TPM se resumen a continuación:

• Enfoque al Cliente: El TQM coloca al cliente en el centro de todas las operaciones. Al entender y satisfacer las necesidades y expectativas del cliente, se logra una mayor satisfacción, lealtad y, en consecuencia, un aumento de ventas y cuota de mercado.
• Calidad en el Origen: Este es un pilar fundamental del TQM. Implica que la calidad debe ser incorporada en cada etapa del proceso, desde el diseño y la adquisición de materiales hasta la producción y la entrega final. La idea es «hacerlo bien a la primera» y evitar que los defectos se propaguen. Detectar y corregir errores al final del proceso es mucho más costoso y lleva más tiempo. La calidad en el origen minimiza retrabajos, desperdicios y reduce los costes asociados a la mala calidad.
• Proveedor-Cliente Interno: Dentro de una organización, cada departamento o individuo que recibe el resultado del trabajo de otro departamento o individuo actúa como un «cliente interno». De la misma manera, el que entrega ese trabajo es el «proveedor interno». El TQM fomenta que cada proveedor interno se esfuerce por entregar un trabajo de alta calidad a su cliente interno. De esta forma, se crea una cadena de calidad en toda la organización, donde cada eslabón se asegura de que su salida cumpla con los requisitos del siguiente eslabón, contribuyendo así a la calidad final del producto o servicio.
• Mejora Continua (Kaizen): El TQM promueve una cultura de mejora constante. Las organizaciones están siempre evaluando sus procesos, identificando áreas de oportunidad e implementando cambios para alcanzar niveles de calidad cada vez más altos. La consecuencia es una mayor eficiencia, reducción de desperdicios y optimización de proceso.
• Involucración del Personal: Todos los empleados, desde la Dirección hasta el personal de base, participan activamente en la búsqueda de la calidad. Se fomenta un sentido de propiedad y responsabilidad que se traduce en una mejor actitud y mayor productividad.
• Enfoque Basado en Datos: Las decisiones en TQM se toman con base en datos y análisis. Esto implica la recopilación y el análisis continuo de información relevante para comprender mejor los procesos, identificar problemas y tomar decisiones precisas y fundamentadas.
• Sistema Integrado: El TQM busca que todos los departamentos y funciones de la organización trabajen de manera cohesionada y colaborativa hacia los objetivos de calidad. Se eliminan los «silos» departamentales y se fomenta el trabajo en equipo interfuncional.

TQM y el Software Kaisoft

La implementación del TQM puede ser compleja debido a la gran cantidad de datos, procesos y personas involucradas. Aquí es donde un software como Kaisoft juega un papel crucial, al simplificar su gestión.

A continuación, se detalla cómo Kaisoft ayuda en la gestión del TQM:

• Control de Incidencias y No Conformidades: Kaisoft permite registrar, priorizar y resolver incidencias y no conformidades en tiempo real. Se trata de algo crucial para identificar problemas de calidad, evitar su repetición y mejorar el control sobre los procesos.
• Gestión de Planes de Acción: El software automatiza el seguimiento de todo tipo de planes de acción, asignando tareas a personas específicas, estableciendo plazos y notificando el progreso. Así, se asegura que las acciones no se queden en el olvido y se ejecuten de manera eficiente.
• Centralización de Sugerencias de Mejora: Kaisoft permite registrar y centralizar todas las iniciativas de mejora generadas en la organización (mejoras de ergonomía, reducción de riesgos laborales, reducción de costes, etc.). De esta forma se evita desperdiciar el talento de cualquier persona de la empresa.
• Fomento de la Colaboración: Kaisoft facilita la colaboración entre equipos y departamentos. Permite que el personal aporte ideas y sugerencias de mejora fomentando la participación y la implicación de todos en la calidad.
• Gestión de Auditorías y Checklists: Para el control y la evaluación de procesos, Kaisoft permite diseñar y gestionar auditorías y checklists personalizados de forma rápida y eficaz, asegurando un seguimiento detallado de cada inspección y el cumplimiento de estándares.
• Monitorización en Tiempo Real y Toma de Decisiones Basada en Datos: Kaisoft proporciona informes detallados e indicadores clave de rendimiento (KPIs) en tiempo real, lo que permite a la gerencia y a los equipos conocer en todo momento el avance de la mejora continua. Esta información es fundamental para tomar decisiones basadas en hechos y datos, uno de los principios clave del TQM.

En resumen, la implementación del TQM es fundamental para la sostenibilidad y el éxito a largo plazo de cualquier organización.

Kaisoft, al digitalizar y automatizar los procesos de mejora continua, facilita enormemente la gestión del TQM, convirtiéndolo en un pilar estratégico práctico y rentable para la empresa.