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Auditorías de Procesos por Capas (LPA). La clave para alcanzar la excelencia

DEFINICIÓN

La Auditoría de Procesos por Capas o LPA (Layered Process Audit) es una metodología de auditoría interna, sistemática y proactiva, que involucra a múltiples niveles de una organización.

La LPA es una de las herramientas más efectivas para alcanzar niveles de excelencia en la empresa. Se basa en verificar consistentemente el cumplimiento de los estándares para detectar desviaciones antes de que se conviertan en defectos, más costosos de resolver.

EN QUÉ CONSISTEN

A diferencia de las auditorías de procesos tradicionales, que a menudo son realizadas solo por personal de calidad, la característica definitoria de una LPA es su participación multinivel o «por capas».

Se trata de un sistema estructurado donde empleados de distintos niveles jerárquicos —desde operarios de primera línea hasta directivos— llevan a cabo auditorías cortas y frecuentes sobre procesos críticos. El foco no está en el producto final, sino en cómo se fabrica el producto y si se siguen los estándares definidos.

Las «Capas» de la Auditoría

El concepto «por capas» se refiere a los diferentes grupos de auditores dentro de la organización, cada uno con una frecuencia y alcance de auditoría específicos:

  • Capa 1: Empleados de Primera Línea/Coordinadores(Alta Frecuencia): Realizan auditorías diarias o por turno, centradas en la estandarización del trabajo en sus áreas.
  • Capa 2: Mandos Intermedios/Encargados (Frecuencia Media): Realizan auditorías semanales o mensuales, enfocándose en áreas más amplias, la resolución de problemas y la asignación de recursos.
  • Capa 3: Directivos/Gerencia (Baja Frecuencia): Llevan a cabo auditorías mensuales o trimestrales, evaluando la cultura de calidad y la coherencia del sistema.

Este enfoque asegura que el proceso crítico sea revisado por diferentes ojos con distintas perspectivas, garantizando la transparencia y la rendición de cuentas.

Planning de auditorías

BENEFICIOS DE SU UTILIZACIÓN

La implementación de un sistema LPA bien diseñado genera un impacto significativo que va más allá de la simple detección de fallos, ya que:

  1. Mejora de la Calidad Proactiva y Prevención de Defectos. Al auditar los pasos clave del proceso de forma frecuente, las LPA detectan y corrigen pequeñas desviaciones en tiempo real, mucho antes de que se produzca un producto defectuoso. Esto se traduce en una reducción drástica de productos no conforme, reprocesos y mermas.
  2. Fomento de la Cultura de Calidad. La participación de los mandos intermedios y los directivos envía un mensaje claro de que la calidad es una prioridad. Esto eleva la disciplina operativa y convierte la calidad en una responsabilidad compartida por toda la organización.
  3. Estandarización y Disciplina Operativa: Las LPA se centran en verificar la correcta ejecución de los estándares. Esta verificación constante refuerza la adhesión a los procedimientos de trabajo definidos, eliminando la variabilidad no deseada del proceso.
  4. Mejora Continua: Al forzar a los líderes a «ir al Gemba», las LPA generan datos valiosos sobre las áreas débiles. Estos hallazgos son la base para proyectos de mejora continua, optimizando la eficiencia y la productividad.
  5. Aumento de la Comunicación y Alineación: El sistema por capas requiere una interacción constante entre la dirección y el personal de línea. Esta comunicación mejora la comprensión de los problemas operativos y acelera la implementación de acciones correctivas.

PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN

La transición a un sistema LPA requiere una planificación estructurada para garantizar su sostenibilidad. Podemos resumir los pasos a dar en:

  1. Definir Procesos Críticos. Identificar los procesos o pasos de producción que tienen el mayor impacto en la calidad, la seguridad o el cumplimiento normativo.
  2. Crear Listas de Verificación (Checklists). Desarrollar listas de verificación concisas y específicas para cada proceso crítico. Las preguntas deben ser sencillas y orientadas a la observación del comportamiento y el proceso, no solo del resultado final.
  3. Asignar Auditores y Frecuencias. Definir claramente quién (qué capa) auditará qué proceso y con qué frecuencia (diaria, semanal, mensual, etc.).
  4. Capacitación del Equipo. Proporcionar formación a todos los participantes sobre cómo auditar y sobre la importancia de las LPA.
  5. Realizar las Auditorías y Documentar Desviaciones. Llevar a cabo las auditorías según el cronograma. La clave es el seguimiento: cualquier no conformidad detectada debe generar una acción correctiva inmediata, con un responsable y una fecha de cierre definidos.
  6. Análisis y Revisión de la Dirección. Revisar periódicamente los resultados (índices de cumplimiento, no conformidades comunes, etc) para identificar tendencias y utilizar esta información para impulsar la mejora continua.

DIGITALIZACIÓN DE LPA mediante KAISOFT

Tradicionalmente, las LPA se gestionaban con papel y hojas de cálculo, un proceso que podía ser lento, propenso a errores y complejo para el seguimiento en tiempo real. Hoy en día, el uso de software especializado, como KAISOFT, simplifica y optimiza significativamente todo el proceso de gestión de LPA:

  • Auditorías In Situ sin Papel: Los auditores pueden realizar las verificaciones directamente desde dispositivos móviles (tabletas o smartphones), lo que permite registrar los resultados y evidencias fotográficas al instante.
  • Generación de acciones: KaiSoft permite la creación automática de acciones correctivas para resolver las incidencias detectadas en las auditorías.
  • Gestión Centralizada de Desviaciones: El software centraliza todas las no conformidades detectadas y acciones generadas para que puedan ser resueltas por el responsable designado.
  • Visualización y Análisis en Tiempo Real: La aplicación también facilita informes y gráficos que muestran métricas clave en tiempo real, facilitando una toma de decisiones rápida y basada en datos.

CONCLUSIÓN

La Auditoría de Procesos por Capas (LPA) es más que un simple sistema de inspección; es una estrategia de gestión de calidad que institucionaliza la disciplina y la responsabilidad compartida.

 Al convertir la verificación de estándares en una rutina frecuente y visible en todos los niveles, y al apoyarse en herramientas digitales como KaiSoft para simplificar su gestión, las organizaciones pueden protegerse de fallos catastróficos, asegurar la consistencia operativa y, lo que es más importante, construir una verdadera cultura de excelencia y mejora continua.

Indicador OEE. Imprescindible para mejorar la rentabilidad

¿Qué es el indicador OEE?

La Eficiencia Global del Equipo (OEE, por sus siglas en inglés) constituye un indicador fundamental para la evaluación del rendimiento de activos productivos y procesos industriales. Se define cuantitativamente como la razón entre la producción efectiva obtenida y la capacidad productiva teórica máxima.

Las desviaciones del rendimiento óptimo (OEE = 100%) se atribuyen a tres categorías principales de pérdidas:

  • Pérdidas de Disponibilidad: Asociadas a interrupciones del funcionamiento del equipo, incluyendo averías, cambios de lote, falta de materiales, ausencias de personal. La velocidad de procesamiento es cero.
  • Pérdidas de Rendimiento: Resultantes de una velocidad de producción inferior a la nominal, abarcando microparadas y reducciones de velocidad asociadas a problemas de calidad, procesos de arranque, etc.
  • Pérdidas de Calidad: Originadas por la fabricación de unidades no conformes. En estos casos el equipo consume tiempo productivo en fabricar unidades que deben ser reprocesadas o destruidas por no cumplir con las especificaciones del cliente.
Símil de la eficiencia y sus pérdidas

Las 6 grandes pérdidas

Estas tres categorías se estructuran en el modelo de las «6 Grandes Pérdidas» cuyo sentido es afinar todavía más donde están las oportunidades de mejora de la organización.

¿Por qué es tan importante conocer el OEE?

Conocer y trabajar con el OEE es crítico para las empresas que desean ser cada vez más competitivas. Y lo es porque:

  • La medición del OEE ofrece un diagnóstico detallado y cuantificado de las pérdidas producidas en las líneas de producción.
  • Permite priorizar las acciones a realizar para mejorar la producción, midiendo el impacto de cada una de ellas.
  • Como se trata de un indicador aplicable a todo tipo de procesos, ofrece una visión global del funcionamiento de toda la fábrica, independientemente de si se trata de líneas automáticas, manuales o pertenecen a secciones o plantas distintas.
  • Su puesta en marcha como metodología de trabajo habitual supone la mejora de la rentabilidad de la organización de forma constante.

¿Cómo se puede aplicar?

El cálculo del OEE y su consecuente análisis, es posible realizarlo con hojas de cálculo, cuyo detalle y complejidad dependerá de la información que desee obtener.

Si lo que desea es una rápida implantación y una información precisa que le permita tomar decisiones desde el primer momento, le puede interesar un software como EFIPROD, especialmente creado para el análisis minucioso del OEE y de las pérdidas de la empresa.

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